Admisiones Guayamurí
Centralización y automatización del proceso de admisiones escolares mediante una arquitectura API-first.
¿Por qué colapsaba el proceso manual de admisiones?
El flujo original de admisiones era manual, fragmentado y altamente dependiente del papel. Los padres debían entregar expedientes físicos o enviar hilos interminables de correos con adjuntos, lo que obligaba al personal administrativo a transcribir datos manualmente. Esto generaba pérdida de información, errores humanos y la imposibilidad de tener una base de datos centralizada.
Además, coordinar entrevistas entre familias, coordinadores, psicólogos, el director y la junta directiva resultaba ser una pesadilla logística que dejaba a los padres en un "agujero negro" de comunicación sin saber el estatus de sus hijos.
El Cuello de Botella
La falta de un sistema integral impedía que la junta directiva (Promotora) recibiera expedientes filtrados y completos, haciendo ineficiente la toma de decisiones finales.
Arquitectura automatizada como "Gatekeeper" institucional
Para resolver este caos operativo, diseñamos un monorepo con dos micro-frontends en React (Portal Público y Admin Dashboard) impulsados por una API en FastAPI.
Nuestra filosofía fue delegar el cumplimiento de las reglas institucionales a la base de datos, creando un motor de estado estricto que impide que una solicitud avance de nivel sin las autorizaciones y entrevistas previas completadas y justificadas.
Portal "Passwordless"
Implementamos un flujo sin inicio de sesión basado en Magic Links JWT para los padres. Esto eliminó la fatiga de contraseñas y los tickets de soporte, permitiéndoles subir requisitos directamente (almacenados en AWS S3) de forma segura.
Enrutamiento Inteligente y RBAC
Al verificar una solicitud, el sistema la asigna automáticamente al coordinador del nivel correspondiente (Preescolar, Básica, etc.). Un estricto control de acceso asegura la privacidad de los datos y mantiene limpios los espacios de trabajo de cada rol.
Motor de Entrevistas Autónomo
Desacoplamos las entrevistas de la solicitud general. El sistema propone fechas (presenciales o virtuales), gestiona zonas horarias automáticamente y permite a los padres confirmar o solicitar reprogramación a través de enlaces seguros, eliminando por completo las cadenas de correos.
Diseño enfocado en la observabilidad y eficiencia operativa
Minimalismo responsivo y feedback inmediato
La interfaz, construida con Shadcn UI y Tailwind, está diseñada para darle al personal una vista clara de "quién me está esperando". El dashboard combina tarjetas KPI, gráficos de distribución y un registro de actividad en tiempo real.
Estandarizamos las listas de datos con esqueletos de carga (skeletons), feedback visual inmediato para acciones en segundo plano y protección contra colisiones de horarios familiares, asegurando una navegación intuitiva e inclusiva (accesibilidad y soporte teclado-lector de pantalla).
De la incertidumbre del papel a una máquina de estados auditable
La implementación del sistema transformó radicalmente el flujo de trabajo del Colegio Guayamurí. El personal ahora opera bajo un marco estructurado que previene saltos en el proceso, mientras que las familias disfrutan de comunicación instantánea y transparente en cada hito.
La automatización del agendamiento y la digitalización de los expedientes han ahorrado incontables horas administrativas, garantizando además un rastro de auditoría inmutable (justificaciones obligatorias) en cada decisión crítica.
